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社会を変化させる社会心理論・組織心理論の考察記

行政職員の筆者による、社会を変化させるような社会心理論、組織心理論がいかなるものか、その考察内容を綴ったブログです。

仕事を覚えるたび、カーボン紙のごとくマニュアルへ転記していこう

 前回、業務マニュアルが軽視される心理として、前任者が後任者へおかしな優越意識を持っているのではないか、ということを述べた。

 一度このブログでメモ書きを簡潔に残したことがあるが、今回はそうしたおかしな優越意識をどのように改善していくか、実践的な内容を掘り下げて述べたいと思う。

 

 軸になる話として、まずは分量の目安について。具体的な分量の数値があれば、どれほどのマニュアルを残すことが後任者を救うことになるのか、それを把握できると思う。

 結論を言うと、自分は3、4年の在籍であれば50ページ程度のマニュアルを作成してきたのだが、このくらいがちょうどよかったと思っている。後任者から文句を言われることもなく、活用できた旨謝辞の言葉を頂けたものである。(お世辞ではなかったものとして…)

 労働基準法の枠内でも1日8時間、週5日働いているのだから、これくらいのページ数にはなるものだと、個人的にはそう思っているがいかがだろうか。

 

 また異動においては、自身が前任になると同時に後任にもなるわけだが、これも自身の経験においてだが、悲しいことに後任の立場としてはまともなマニュアルをもらえた記憶がない。3,4年在籍していた前任者から、10ページ程度のマニュアルを提示されると、「あなたの仕事はそんなものだったんですか?」と呆れてしまう。

 これでは、割と重要な知識までがマニュアルから抜け落ちているので、後任者のミスが誘発されるのは避けられない。そして、いい加減なマニュアルを作成した前任者は不問で、ミスをした後任者が評価を下げることに…となるのだが、あまり書くと愚痴になりそうなのでやめておく。

 こうなるとおり、10,20ページ程度のマニュアルでは明らかに分量不足だろう。

 

 次に、分量不足になる原因を考える。まずはここまで取り上げている、前任者の責任感の欠如によるものが1つである。そして、責任感の欠如と言えるかは微妙なものとして、前任者が自身の業務に慣れきった感覚でマニュアルを作成することで、簡潔すぎる内容に仕上げてしまうというものが、2つめにある。内容が簡潔だと、初見で業務を覚えていく後任者には理解が難しく、やはりミスを誘発することになる。

 

 この対策としては、業務に慣れきった感覚でマニュアルを作成しないようにするほかはないだろう。すなわち、業務を新しく覚えた段階で、そのつどマニュアルにも記載するということである。まるで、カーボン紙で複写するような感覚でもって。ここでも、マニュアルにまで転記している時間がない、とは言ってほしくない。

 もちろん、息つく暇もなく目の前の業務をこなさなければならない状況では、これは難しい。しかしその場合であっても、簡単なメモを取るようにしておきたい。業務が落ち着いた時間がやってきたときにマニュアルへ清書すればよいのである。

 

 そして今度は、分量が多すぎるなどによって「読まれないマニュアル」となることの問題を述べたいのだが、長くなってきたので次回に分けたい。

 

使える!活かせる!マニュアルのつくり方 (実務入門)

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